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Bevor in einem Unternehmen neue Systeme, automatisierte Verfahren oder Verarbeitungen eingesetzt/eingeführt/durchgeführt werden, sollten die Verantwortlichen einige Dinge prüfen und beachten. Eine wichtige Frage lautet, ob es notwendig ist, eine Vorabkontrolle gemäß § 4d Abs. 5 BDSG durchzuführen.
Voraussetzungen zur Durchführungspflicht einer Vorabkontrolle.
Das Bundesdatenschutzgesetz sieht es vor, dass, sofern automatisierte Verarbeitungen besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen aufweisen, sie einer Prüfung vor Beginn der Verarbeitung, der Vorabkontrolle, unterliegen. Insbesondere ist eine solche Vorabkontrolle durchzuführen, wenn
- besondere Arten personenbezogener Daten (§ 3 Abs. 9 BDSG) verarbeitet werden oder
- die Verarbeitung personenbezogener Daten dazu bestimmt ist, die Persönlichkeit des Betroffenen zu bewerten (Fähigkeiten, Leistung, Verhalten, …)
es sei denn, dass eine gesetzliche Verpflichtung oder eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt oder die Verwendung der Daten für rechtsgeschäftliche oder rechtsgeschäftsähnliche Schuldverhältnisse mit dem Betroffenen erforderlich ist.
Wer führt die Vorabkontrolle durch?
Zuständig für die Durchführung der Vorabkontrolle ist gemäß § 4d Abs. 6 BDSG der Datenschutzbeauftragte. Er muss darüber unterrichtet werden, welche Verfahren und Verarbeitungen im Einsatz bzw. in Planung sind. Anschließend entscheidet der Beauftragte für den Datenschutz, welche automatisierten Verarbeitungen einer Vorabkontrolle unterliegen. Im Anschluss kann die Vorabkontrolle und datenschutzrechtliche Prüfung der Verarbeitungen beginnen und durchgeführt werden.
Welche automatisierten Verarbeitungen unterliegen einer Vorabkontrolle?
Die Formulierung zur Durchführungspflicht einer Vorabkontrolle lässt viel Interpretationsspielraum zu. Es ist nicht eindeutig festzulegen, welche Verfahren genau einer vorherigen Prüfung unterliegen. Daher empfehlen wir, bei Unsicherheit, lieber auf Nummer sicher zu gehen, um unnötige Risiken zu vermeiden. Es ist definitiv einfacher und profitabler vorab eine Prüfung durchzuführen und somit die Daten datenschutzkonform zu verarbeiten, als nach Einführung neuer Verfahren und Verarbeitungen die Prozesse aufwendig verändern oder sogar entfernen und Alternativen einführen zu müssen.
Beispiele von automatisierten Verarbeitungen, die einer Vorabkontrolle unterliegen, sind:
- Videoüberwachung
- Zeiterfassungssysteme
- Erstellung von Kundenprofilen
- Einsatz von Chipkarten
Sind in Ihrem Unternehmen automatisierte Verfahren im Einsatz, die einer Vorabkontrolle unterliegen? Verfügen Sie noch nicht über einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten, der die Durchführung dieser Aufgabe übernehmen kann?
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