In dem ersten Blogbeitrag unserer kleinen Blogpostreihe vergangene Woche haben wir dargestellt, wozu das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eigentlich geschaffen worden ist, welche Verstöße in dessen Rahmen gemeldet werden können und welche Organisationen nunmehr handeln müssen In diesem Blogbeitrag widmen wir uns nunmehr einem anderen Aspekt des den neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und erklären, welche Faktoren bei der Implementierung und Führung der verpflichtend bereitzustellenden internen Meldekanäle berücksichtigt werden sollten.

Die 10 wichtigsten zu beachtenden Punkte bei der Einrichtung der internen Meldestelle

Wie bereits gezeigt hat das HinSchG das Ziel, Whistleblower zu schützen und sie zu ermutigen, auf rechtswidrige Praktiken hinzuweisen. Hierfür legt es fest, dass Organisationen interne Meldestelle zu schaffen haben und wie interne Meldekanäle in Unternehmen auszugestalten sind. Im Folgenden stellen wir Ihnen die 10 wichtigsten Punkte vor, die Unternehmen und sonstige Organisationen beachten sollten.

Rechtliche Verpflichtungen

Unternehmen sollten zunächst die rechtlichen Verpflichtungen, die sich aus dem HinSchG ergeben, genau verstehen und umsetzen. Dies beinhaltet die Pflicht zur Einrichtung interner Meldekanäle, die Verpflichtung zur Vertraulichkeit und zum Schutz der Whistleblower sowie die Pflicht zur sorgfältigen Untersuchung der Meldungen.

Anonymität und Vertraulichkeit

Die Identität der Whistleblower sollte geschützt werden. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass sie über geeignete Technologien und Prozesse verfügen, um die Anonymität und Vertraulichkeit der Meldungen zu gewährleisten. Dies kann zum Beispiel durch die Verwendung anonymisierter Meldeformulare oder durch die Einrichtung einer anonymen Hotline erfolgen.

Unabhängige und faire Untersuchung

Meldungen sollten unabhängig und fair untersucht werden. Dies bedeutet, dass die Untersuchung von Personen durchgeführt werden sollte, die nicht selbst Gegenstand der Meldung sind und die über die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen verfügen, um die Meldung gründlich zu untersuchen. Es sollte auch ein Prozess vorhanden sein, um Interessenkonflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Untersuchung unvoreingenommen durchgeführt wird.

Klare und umfassende Verfahren

Unternehmen sollten klare und umfassende Verfahren für den Umgang mit Meldungen festlegen. Dies beinhaltet die Schritte, die nach einer Meldung zu befolgen sind, die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Akteure und die Fristen für die Bearbeitung der Meldungen. Diese Verfahren sollten schriftlich festgehalten und an alle Mitarbeiter kommuniziert werden.

Überprüfung und Anpassung der internen Meldekanäle

Es sollte regelmäßig überprüft werden, ob die internen Meldekanäle effektiv sind und ob sie an neue Entwicklungen oder Anforderungen angepasst werden müssen. Dabei können auch Rückmeldungen von Mitarbeitern oder Erfahrungen aus der Praxis einbezogen werden.

Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit

Interne Meldekanäle sollten leicht zugänglich und benutzerfreundlich sein. Dies kann zum Beispiel durch die Bereitstellung mehrerer Kommunikationswege (wie Telefon, E-Mail, Intranet) und durch eine klare und verständliche Darstellung der Informationen erreicht werden. Es ist auch wichtig, dass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Meldung in einer Sprache abzugeben, die sie verstehen.

Sensibilisierung und Schulung

Um eine effektive Anwendung und Nutzung der internen Meldekanäle zu gewährleisten, ist es entscheidend, die Mitarbeiter für das Thema Whistleblowing zu sensibilisieren und zu schulen. Dies kann durch Informationsveranstaltungen, Schulungen oder die Bereitstellung von Informationsmaterialien geschehen. Die Mitarbeiter sollten über ihre Rechte und Pflichten als Whistleblower, die Funktionsweise der internen Meldekanäle und die Maßnahmen zum Schutz ihrer Identität und vor Vergeltungsmaßnahmen informiert werden.

Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Ein weiterer wichtiger Aspekt des HinSchG ist der Schutz von Whistleblowern vor Vergeltungsmaßnahmen. Das Gesetz enthält Regelungen zum Schutz vor ungerechtfertigten Entlassungen, Herabsetzungen, Versetzungen oder sonstigen nachteiligen Maßnahmen im Zusammenhang mit der Meldung. Unternehmen sollten daher klare Richtlinien und Prozesse implementieren, um Whistleblower zu schützen und mögliche Vergeltungsmaßnahmen zu verhindern.

Dokumentation und Aufbewahrung von Meldungen und Untersuchungen

Meldungen und Untersuchungen sollten in Übereinstimmung mit den Datenschutz- und Vertraulichkeitsvorgaben dokumentiert und bis zum Abschluss der Untersuchung aufbewahrt werden. Dies umfasst auch die Aufzeichnung der Folgemaßnahmen und der Gründe für die ergriffenen Entscheidungen. Die Aufbewahrungsdauer der Daten beträgt in der Regel fünf Jahre nach Abschluss der Untersuchung. Es ist daher wichtig, sicherzustellen, dass die Daten sicher und unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden.

Externe Beratung und Unterstützung

Bei der Einrichtung und Führung interner Meldekanäle kann es sinnvoll sein, externe Berater oder Dienstleister zu beauftragen. Sie können sowohl bei rechtlichen Fragen als auch bei der technischen Umsetzung unterstützen und aufgrund ihrer Erfahrungen wertvolle Hinweise und Best Practices liefern.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung und Implementierung von internen Meldekanälen gemäß dem HinSchG eine umfassende Aufgabe darstellt, die sorgfältig geplant und durchgeführt werden sollte. Dabei gilt es nicht nur, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch, die Mitarbeiter für das Thema zu sensibilisieren und ihre aktive Beteiligung zu fördern. Ein gut funktionierender interner Meldekanal kann dazu beitragen, rechtswidrige Praktiken frühzeitig zu erkennen und zu beheben und dadurch das Risiko von rechtlichen Konsequenzen und Reputationsschäden für das Unternehmen zu minimieren.

Auslagerung des Hinweisgebersystems

Organisationen, die gemäß dem HinSchG zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems und damit einer internen Meldestelle verpflichtet sind, müssen dies nicht zwangsläufig selbst abbilden. Vielmehr sieht das Gesetz bzw. die dazugehörigen Erwägungsgründe ausdrücklich die Möglichkeit vor, dies durch einen entsprechend beauftragten Dritten erbringen zu lassen. Aufgrund der besonderen Verschwiegenheitspflicht kommen hier vor allem Rechtsanwälte in Frage.

Das Hinweisgeberschutzgesetz spielt eine entscheidende Rolle bei der Stärkung von Integrität, Transparenz und Verantwortlichkeit in Unternehmen, Behörden und Institutionen. Es schafft einen rechtlichen Rahmen zum Schutz von Hinweisgebern, die mutig Missstände aufdecken. Unsere Anwaltskanzlei als interne Meldestelle steht den Hinweisgebern zur Seite, bietet ihnen Schutz, juristische Unterstützung und setzt sich für ihre Rechte ein. Nur gemeinsam können wir dazu beitragen, eine Kultur der Integrität und Verantwortlichkeit zu fördern und die Missstände in unserer Gesellschaft aufzudecken und zu bekämpfen.